Centridox is dé volledig geïntegreerde oplossing voor:

Voordelen van Centridox

Digitale Dossiers

Centridox biedt u een productieve manier om uw digitale dossiers te definiëren, te beheren en te vullen.

Elk dossier heeft een eigen uniek e-mail adres, waardoor communicatie naar en vanuit het dossier mogelijk is. Uw dossiers zijn dus altijd volledig en niets hoeft in andere pakketten te worden opgeslagen.

Met Centridox ontwerpt u elk dossiertype dat u wilt. Centridox wordt standaard met de volgende dossiertypes uitgeleverd:

U bent echter vrij in de inrichting. Heeft u een wagenpark, dan kunnen we een type "Wagens" toevoegen en alle invoervelden die u nodig heeft voor een goed overzicht.

E-mail

Centridox biedt een unieke en zeer uitgebreide e-mail functie. Met Centridox beheert u uw eigen (privé) e-mail, en met dezelfde interface beheert u ook de e-mail berichten van elk dossier waar u als gebruiker toegang toe heeft.

Alle berichten hebben de status wel of niet gelezen en wel of niet afgehandeld. Met diverse handige voorgedefinieerde selecties geeft Centridox u gemakkelijk toegang tot uw uitgaande, inkomende, afgehandelde of nieuwe berichten.

De e-mail functionaliteit van Centridox stelt u in staat om met uw eigen naam, berichten te sturen vanuit een dossier.

Een zeer uitgebreide zoekfunctie zorgt er voor dat u alle berichten altijd weer snel kunt terugvinden.

Classificatie

Daar waar u gewend bent te werken met folders of mappen in de diverse e-mail programma's, of misschien nog wel met ordners en tabbladen, heeft Centridox een nieuwe manier van e-mail indelen en terugzoeken geïmplementeerd: Classificatie.

Door het aanklikken van één of meerdere classificaties op een bericht kunt u later in elke berichtenlijst filteren op basis van deze classificaties. Let op: Hier zit de kracht: daar waar u gewend bent uw bericht achter één tabblad te archiveren, of in één folder van uw mailprogramma te slepen, kunt u in Centridox meerdere classificaties aan een bericht koppelen.

En Centridox zou Centridox niet zijn als u niet zelf kunt bepalen op basis van welke classificaties u later wilt kunnen filteren.

Zoeken

Zoekt u nog in ordners? Of al in uw e-mail programma? Ze hebben beiden het nadeel dat u uw bericht maar op één plek heeft opgeslagen. Centridox biedt u prachtige mogelijkheden om het zoeken te verbeteren en om meerdere zoekwoorden te koppelen aan een bericht of document.

In elk overzicht kunt u elke kolom op en aflopend sorteren en u heeft altijd de zoekknop op de pagina. De Centridox zoekfunctie zoekt zeer snel op elke letter die u intikt.

Naast de zoekfunctie per pagina, biedt Centridox een zeer snelle zoekfunctie op Classificatie.

Centridox zoekt ook in readable PDF documenten.

Agenda

Beheer uw eigen Agenda met Centridox. Deel uw agenda met andere Centridox gebruikers en beheer ook gezamenlijke agenda's in Centridox.

Maak een agenda aan voor de verschillende vergaderruimtes en alle medewerkers hebben inzicht in het gebruik van de vergaderruimtes en de vrije ruimtes.

Postkamer

Berichten, verstuurd naar de postkamer, kunnen automatisch herkend worden aan de hand van gegevens uit de dossiers. Als een bericht herkend wordt, wordt het in het betreffende dossier geplaatst. Deze functie van Centridox zorgt voor effectieve productiviteit van uw scanners.

U scant de binnen komende papieren documenten naar de postkamer. Worden de berichten en aangehechte documenten niet herkend, biedt de postkamer van Centridox een uitermate snelle en doeltreffende methode om de binnengekomen scans van een andere naam te voorzien. En omdat u het document op het scherm ziet, laat Centridox het u snel toekennen aan het juiste dossier.

Centridrive

Centridrive is de Centridox versie van Dropbox of OneDrive. Centridive heeft echter zeer goede beveiliging gebaseerd op de autenticatie methoden voor alle dossiers, berichten en documenten.

Elk dossier dat u aanmaakt krijgt een eigen Centridrive.

In de Centridrive kunt u diverse formaten bestanden opslaan: .docx, .xlsx, .mp3, .m4v, etc. etc.

Klanten

De Basis van uw organisatie: uw klanten. Centridox levert standaard een voorgedefinieerd klant dossier. Wilt u andere gegevens bijhouden van uw klanten, dan is dat geen probleem. Wij maken het dossier Klant, geheel naar uw wensen.

Relaties

Eén van de standaard dossier types die Centridox levert is de relaties.

Ook hier geldt: wilt u andere gegevens bijhouden dan die standaard door Centridox worden geleverd, dan maken wij dat voor u op orde.

Contactpersonen

Koppel contactpersonen aan relaties, maar ook aan klanten. Zie bij de relatie welke contactpersonen er zijn, maar ook bij de klanten. Zie bij de contactpersoon welke relaties en klanten er aan gekoppeld zijn. Met Centridox klikt u van het ene gekoppelde digitale dossier naar het andere.

Taken

Met Centridox houdt u taken bij. Taken is één van de digitale dossiertypes die u overzicht geeft over uw werkzaamheden. Taken zijn wijzigbaar, er is een status aan gekoppeld en geeft natuurlijk een overzicht in de knoppenbalk, het topmenu.

Taken zijn gekoppeld aan dossiertypes Relaties, Contactpersonen en Projecten, zodat u vanuit de Relaties, Contactpersonen en Projecten ook overzicht van de gekoppelde taken heeft.

Taken is ook een digitaal dossier, dus ook aan een taak koppelt u berichten en bijbehorende documenten.

Acties

Centridox biedt u de mogelijkheid om actiepunten te koppelen aan berichten en documenten. Verwacht de inhoud van een document dat u over 3 maanden een bepaalde actie onderneemt, zet deze dan in de acties.

U neemt acties op voor uzelf, of voor een collega. Geef datum en tijd, en wat er moet gebeuren. De actie leidt u altijd terug naar het oorspronkelijke bericht en document.

Acties geven een pop-up wanneer

Helpdesk

Centridox heeft standaard een ticket (helpdesk) systeem. Een nieuw bericht in de ticket queue krijgt, via een workflow, automatisch een antwoord met een nummer en dat de vraag ontvangen is.

Vanuit het ticket kan nu gecommuniceerd worden met de klant over de vraag. Alles komt overzichtelijk bij elkaar in het digitale dossier van het betreffende ticket.

Overzicht

Tellers

Centridox geeft u in één oogopslag overzicht door het plaatsen van tellers op de verschillende menu opties. Zijn er nieuwe berichten in de Postkamer, dan heeft u direct toegang tot die berichten, door op het menu item te klikken.

Berichten navigatie

Middels de berichten navigatie heeft de gebruiker snel toegang tot alle gedefinieerde berichten boxen. Via de pulldown kan er gemakkelijk gesprongen worden van de inbox, naar de Postkamer of naar de Taken.

Uniformiteit

Uniformiteit helpt de gebruiker het systeem snel en gemakkelijk te gebruiken. Met dat doel heeft Centridox alle pagina's hetzelfde vormgegeven. Overal hebben iconen dezelfde betekenis en hebben dezelfde actie tot gevolg. Op alle pagina's zijn de kolommen sorteerbaar.

Workflow

Centridox heeft standaard een uitgebreid workflow systeem waarmee u automatisch meerdere taken gelijktijdig inplant, bijhoudt welke acties niet op tijd worden uitgevoerd, maar ook acties automatisch over verschillende afdelingen of personen op een afdeling verdeelt.

De workflow start handmatig, of juist op momenten die u definieert in het systeem, bij het aanmaken van een nieuwe klant bijvoorbeeld.

Flexibele inrichting
Automatisch toekennen acties
Direct versturen van berichten uit workflow
Inzicht in voortgang workflow
Bijhouden welke medewerker welke stap uitvoert

Maatwerk

Elke organisatie heeft andere behoeftes. Om die reden is Centridox zo ontwikkeld, dat bijna alles aanpasbaar is aan de behoeftes van de onderneming. Dat geldt voor nieuwe types dossiers, u beheert bijvoorbeeld een wagenpark en wilt daar de gegevens van bijhouden, maar ook voor de bestaande dossier types, u wil graag naast de bankrekening en het BTW nummer ook het KvK nummer kunnen invoeren. Uw vragen worden door ons zo snel mogelijk geïmplementeerd.

Heeft u vragen naar nieuwe mogelijkheden, adn worden deze vaak geprogrammeerd en in Centridox ingebouwd.

Support

Bij Centridox vinden wij tevreden klanten heel belangrijk. Wij willen een lange termijn relatie mat u opbouwen. Daarom zit er in Centridox een knop die altijd zichtbaar is en waar u rechtstreeks onze support afdeling mee bereikt. Uw vraag wordt door ons zo snel mogelijk opgelost. Lukt dat niet zonder inzicht in wat u ziet, dan kijken wij met u mee in een teamviewer sessie. Het is voor ons belangrijk dat u tevreden bent.

Zeer toegankelijk

Centridox is zeer toegankelijk. Centridox is een browser gebaseerde toepassing en deze kunt u vanaf elke werkplek met internet openen. Centridox heeft naast een gewone interface voor computers en laptops, een mobiele interface voor tablets en mobiele telefoons.

Centridox is ook zeer toegankelijk, omdat de menu structuur voor u en uw collega's op maat wordt gemaakt. In Centridox maakt u gebruik van een topmenu, waarmee u altijd snel rechtstreeks toegang heeft tot gegevens.